Posiadanie dziennika budowy jest obowiązkiem każdego inwestora. Jest to dokument urzędowy, którego forma została precyzyjnie określona przez Ministra Infrastruktury w odpowiednim rozporządzeniu. Jego brak może doprowadzić do nałożenia kary grzywny, bo jest to poważne naruszenie przepisów prawa budowlanego.
Konsekwencje ponosi najczęściej inwestor, który nie wnioskował o wydanie tego niezbędnego dokumentu w urzędzie, gdzie otrzymał prawo do rozpoczęcia budowy. Przepisy prawne wyraźnie też określają w jakim celu prowadzi się dziennik budowlany i kto może dokonywać w nim wpisów. Jest ściśle określone grono osób uprawnionych do zapisywania wszystkich zdarzeń dziejących się na budowie.
Może to być inwestor robót budowlanych albo projektant, według którego planów przebiegają działania. Kompetentną również osobą do dokonywania wpisów jest kierownik budowy i robót budowlanych oraz inspektor nadzoru inwestorskiego. Na terenie placu budowy często bywają osoby reprezentujące nadzór budowlany i one też wpisują do dziennika różne uwagi, spostrzeżenia i wskazówki.
Na działkach przeznaczonych pod budowę domów czy obiektów użyteczności publicznej niezbędne są do wykonania pewne prace geodezyjne. Pracownicy tych konkretnych firm także mają prawo notować w dzienniku budowlanym wszystkie swoje uwagi. Zapisy dokonywane w tym ważnym dokumencie są na każdym etapie inwestycji bardzo istotne, mają bowiem moc dowodową i w razie jakichś niedopatrzeń czy usterek mogą być interpretowane na korzyść lub niekorzyść jednej z zainteresowanych stron.